Administrador, consejo y revisor fiscal en PH
Buena parte de los conflictos en una copropiedad nacen de no saber a quién le corresponde cada decisión. La Ley 675 de 2001 reparte las funciones entre la asamblea, el administrador, el consejo y el revisor fiscal.
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Quién decide qué
| Asunto | A quién le corresponde |
|---|---|
| Presupuesto y cuotas | El administrador los prepara; la asamblea los aprueba (artículos 38 y 51). |
| Cobro de cartera | El administrador, sin necesidad de autorización para el cobro judicial (artículo 51, numeral 8). |
| Contabilidad | El administrador la lleva bajo su responsabilidad (artículo 51, numeral 5). |
| Fondo de imprevistos | La asamblea autoriza cada erogación (artículo 38, numeral 11). |
| Reformas al reglamento | La asamblea las aprueba; el administrador las eleva a escritura pública y las registra (artículos 38 y 51). |
| Sanciones | La asamblea, o el consejo si el reglamento le da esa facultad; el administrador las notifica y las hace efectivas (artículos 51 y 60). |
La asamblea es el órgano de dirección de la copropiedad (artículo 38).
El administrador
Tiene a cargo la representación legal y la administración del edificio o conjunto, con facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo (artículos 50 y 51).
- Quién lo designa: la asamblea o, donde exista consejo, ese órgano, para el periodo que prevea el reglamento (artículo 50). El artículo 38 también le atribuye a la asamblea nombrarlo y removerlo, así que conviene revisar qué dice el reglamento.
- Quién firma su contrato: el presidente del consejo o, si no existe, el presidente de la asamblea (artículo 50, parágrafo 1).
- Cómo responde: por los perjuicios que cause por dolo, culpa leve o grave. La culpa leve se presume si incumple o se extralimita en sus funciones, o viola la ley o el reglamento (artículo 50).
- Si es una empresa: su representante legal actúa en representación del edificio o conjunto (artículo 51, parágrafo).
Mientras no se elija administrador, ejerce como tal el propietario inicial. Esa gestión cesa cuando se ha construido y enajenado al menos el 51% de los coeficientes; entonces debe avisar por escrito a los propietarios para que la asamblea nombre administrador dentro de los 20 días hábiles siguientes (artículo 52).
El consejo de administración
| Tipo de edificio o conjunto | ¿Debe tener consejo? |
|---|---|
| Comercial o mixto, más de 30 bienes privados | Sí |
| Comercial o mixto, 30 o menos | Potestativo, según el reglamento |
| Residencial, más de 30 | Potestativo, según el reglamento |
Para contar los bienes privados se excluyen parqueaderos y depósitos. Cuando el consejo es obligatorio, se integra con un número impar de tres o más propietarios o sus delegados (artículo 53).
La asamblea elige y remueve a sus miembros para el periodo del reglamento; si este no lo fija, es de un año (artículo 38, numeral 5). El consejo decide con la presencia y los votos de la mayoría de sus miembros, sin importar los coeficientes, salvo que el reglamento exija un quórum superior (artículo 54).
Sus funciones dependen en buena parte del reglamento: la ley le encarga tomar las determinaciones necesarias para que la persona jurídica cumpla sus fines (artículo 55).
El revisor fiscal
Es obligatorio en conjuntos de uso comercial o mixto. En edificios o conjuntos residenciales es opcional y lo decide la asamblea (artículo 56).
- Quién puede serlo: un contador público con matrícula profesional vigente e inscrito en la Junta Central de Contadores, elegido por la asamblea.
- Independencia: en uso comercial o mixto no puede ser propietario ni tenedor en la copropiedad, ni tener parentesco o vínculos comerciales que resten independencia frente al administrador o el consejo. En uso residencial sí puede ser propietario o tenedor.
- Qué hace: controla las operaciones de la persona jurídica, con las funciones de la Ley 43 de 1990 y las de la Ley 675 (artículo 57). Puede, por ejemplo, impugnar decisiones de la asamblea (artículo 49).
Señales de que las funciones están cruzadas
- El consejo aprueba gastos del fondo de imprevistos que le corresponden a la asamblea.
- Se espera permiso del consejo para iniciar un cobro judicial que no lo requiere.
- El comité de convivencia impone sanciones, algo que la ley le prohíbe (artículo 58, parágrafo 2).
- El revisor fiscal de un conjunto comercial o mixto es propietario en la misma copropiedad.
Fuentes oficiales
Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría jurídica, contable ni tributaria. Cada copropiedad debe revisar su reglamento y las decisiones de su asamblea.