Cierre de mes de una copropiedad, paso a paso
El cierre de mes es el momento en que la cartera de la copropiedad queda cuadrada y explicada: lo que se cobró, lo que se pagó y lo que cada unidad sigue debiendo. Esta guía cubre el cierre operativo de cartera; la contabilidad formal la lleva el contador de la copropiedad.
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Por qué importa
La Ley 675 de 2001 pone en cabeza del administrador llevar la contabilidad del edificio o conjunto, directamente o bajo su dependencia y responsabilidad, y preparar para el consejo de administración los balances de prueba y la ejecución presupuestal (artículo 51, numerales 4 y 5). Un cierre de mes ordenado es lo que hace posible entregar esos informes con respaldo.
Antes de empezar
Un cierre ordenado depende de que el periodo esté completo. Antes de cerrar, confirma que todo lo que ocurrió en el mes ya está registrado:
- Los cobros del periodo están generados: cuotas ordinarias, extraordinarias e intereses de mora.
- Los soportes de pago que enviaron los residentes están revisados.
- Tienes el extracto bancario del mes completo.
Paso a paso
El orden importa: si concilias antes de aplicar los pagos, las diferencias no significan nada; si revisas la cartera antes de conciliar, la mora aparece inflada.
- Genera y envía las cuentas de cobro del periodo, unidad por unidad.
- Aplica cada pago recibido a los cobros abiertos de su unidad, con su soporte y respetando las reglas de imputación del pago (ver cartera por edades).
- Concilia el extracto bancario: cada movimiento del banco debe cruzar con un pago registrado.
- Resuelve las diferencias: consignaciones sin identificar, pagos registrados que no aparecen en el banco, valores que no coinciden.
- Revisa la cartera por edades y confirma que la mora de cada unidad tiene explicación.
- Prepara los recordatorios de mora para las unidades que superan los días que define la copropiedad.
- Cierra el periodo para que no se modifique y exporta los movimientos al sistema contable.
Señales de que el cierre no está listo
Si alguna de estas situaciones aparece, conviene resolverla antes de cerrar: después cuesta el doble explicarla.
- Hay consignaciones en el banco que no sabes a qué unidad pertenecen.
- Una unidad aparece en mora aunque el residente envió el soporte.
- La suma de la cartera por unidad no coincide con el total de la copropiedad.
- Hay saldos a favor que nadie ha aplicado a los cobros siguientes.
Después del cierre
Un periodo cerrado no debería volver a tocarse: si aparece un pago tardío o un error, se corrige en el periodo siguiente y queda registrado. Así el informe que recibió el consejo sigue siendo válido.
Fuentes oficiales
Esta guía es informativa y no reemplaza la asesoría jurídica, contable ni tributaria. Cada copropiedad debe revisar su reglamento y las decisiones de su asamblea.